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2017
29
SEP
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ビジネス・戦略・サービス
報告って何だろう?ビジネスマナーの基礎

連絡・相談と並列に語られることの多い報告ですが、最も難しいのは「報告」ではないでしょうか?
あらゆるプロダクションの制作現場で課題のある領域ではないかと思い、今回は効果的な報告の仕方について迫ってみます。

mtz_article2.jpg(報告ってなんだろう)

 
※真面目な記事になりますので、弊社のスタッフのグラビアも織り交ぜてお送りします。



問題が発生する前の報告・発生した後の報告



「報告は、何かを完了した際、また問題が発生した際に行うものである」と考えがちですが、チームで仕事をする場合プロジェクトの途中でも随時必要なものです。

「問題発生後」の報告に関しては、様々なルールやフォーマットがあり必然性を理解しやすいのですが、「発生前」の報告はなかなか必然性を感じにくいもの。発生前の報告を阻む要因として、主に以下4つの問題があると考えます。


mtz_article6.jpg(報告って難しいな)


報告を邪魔するもの



1,自分一人でできるんだ。というプライド問題


プロジェクトを任された場合、「自分1人でやりきらなければならない。乗り切って当然だ」というプライドが働き過ぎると、進捗を報告することを相談のように感じてしまい、行わなくなることがあります。プライドはもちろん重要ですが、報告は切り離して考えることが必要です。


2,上手くいっているものを報告しない問題


上手くいっていればいるほど、何も報告することはないと思ってしまいがちです。
しかし、上手くいっているプロジェクトであっても、「上手くいっている報告」をすることが重要です。上手くいっていること自体が伝わることで上長も安心でき、信頼が高まっていきます。また、その成功要因の分析があれば、より良いナレッジに繋がります。


3,プロジェクトは現場で起こっている問題


プロジェクト実施中、報告する人にとって最も煩わしいと感じるのが、プロジェクトをよく知らない上長へのプロジェクト説明ではないでしょうか。
「現場でやっていることなんだから、現場だけで理解していればいい」と思ってしまうことがあると思いますが、組織やチームの正しい方向や抜け漏れなどの指摘、そして実際に問題が起こった際に仲間として巻き込むためにも報告が必要になります。

4,自分にとって大事なことではない問題


自分にとって大事ではないことであったとしても、現場で知り得た組織として重要であることには報告義務が生じます。自分にとって重要な優先順位とは異なるため、問題になりやすい領域です。迷ったときにはすぐに伝えられるようにしましょう。



mtz_article3.jpg(ひとりでできるもん)


でも報告で得られるものなんて...


ちょっとした安心だけ?いやいや、報告で得られるものって実は大きいことなのです。
報告することで、一番報告する人にメリットがあるのは裁量を獲得していくことができる点ではないかと考えます。


報告を通じて上司などの理解が促進されていくと、信頼され任される領域も増大
します。

つまり、報告しないと信用が蓄積されず縛られた状態が続くため、自分のやりたい領域の仕事を任せてもらえないことにも繋がります。

実際のところは、裁量を渡したいと思っている上司は多いと思いますが、「失敗してもいいからやってこい」というテレビドラマみたいなことは、信頼している人か、こっそり見れる余裕がある時にしかなかなか言えないので、報告から受け取っていることが多いのです。


また、巡り巡って組織のナレッジとして自分以外の人の経験も共有されることもあり
ひとえに報告とはいっても全体を底上げすることにも繋がっているのです。



mtz_article7_R.jpg(よし報告だ)



それならルール化すればいいのでは?


もちろん報告は、それぞれの場面に応じてルール化もフォーマット化も可能です。
通常は部会など(各社呼び方はあると思いますが)最低限の強制的な報告の場があるのではないでしょうか?
ただし、報告をさらに厳密に細かくルール化すると、会議体が増えたり、提出する報告が増えたり業務を圧迫し、モチベーションを下げてしまうことにも繋がりかねません。

そのため、義務であるとはいえすぐにルールを作るのが必ずしも得策とは言えません。
運用できるように実施するためには、できる限り自発的に報告することを促し、それでもできない場合は、最終的にルールを作るなどの工夫を設けていくことになります。


mtz_article4.jpg
(俺がルール)


報告はどこまですればいいの?


報告を受ける人が、「これなら問題ない」と安心できるまでの情報が必要です。非常に曖昧ですが、場面により異なるので仕方ありません。ただ、上記のように普段から報告して裁量を持たされた人は報告内容も簡潔なもので良くなっていくのは言うまでもありません。


また、報告には際限がないため、報告を受る側との相互理解が重要だと言われています。
メールで伝えた」というのはルールがある時以外は報告にはなりません。大事なのはコンセンサスです。時にはしっかり時間を作って報告する機会を意図的に作りましょう。


mtz_article1.jpg(今水飲んでるので報告できません)

まとめ


ビジネスマナーの基礎と言われつつも、いつまでたっても難しい領域である報・連・相ですが、こと報告においては、共有という言葉で置き換えて、義務性を失わせ、濁している場合が多くなりがちです。時には「なんでそんなことまで」「管理したいんでしょ」と思う時もあるかもしれませんが、実際には、どこまで裁量を与えるかを探しているだけのこともあるのではないでしょうか?


SONICJAMでは、わくわくする体験を提供するために、常に新たな取り組みや方法が日々模索・実践されています。
よりよいアウトプットを生み出すためには、専門分野の違う人が知見を共有しあうことで、総合的な組織としての強みの形成に繋がると考えています。


今回はそんな共有の中の1つ「報告」についてでした。
今一度、考えてみるのもよいのではないでしょうか?

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